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DINO - 23 out, 2017) - Com a tecnologia cada vez mais forte em nosso cotidiano, diariamente surgem soluções que facilitam a rotina dos colaboradores nas empresas. A digitalização documental permite que as organizações driblem a necessidade de manter versões físicas de documentos internamente, realizando um serviço de armazenamento terceirizado. A medida permite o rápido acesso pela internet, com a visualização em poucos cliques.Separamos 6 mitos sobre a digitalização documental. Confira!1. Resolução nos problemas de processosNão adianta digitalizar os arquivos sem definir as prioridades. Apenas realizar o serviço, sem uma boa estrutura organizacional, pode trazer transtornos. Implantar um Enterprise Resource Planning (ERP), um Enterprise Content Management (ECM) ou qualquer outro sistema que possibilite a gestão da informação também não ajudará se os processos não forem bem estipulados. É necessário conhecer, inclusive, a informação que será gerenciada: tipologias, temporalidade, compartilhamentos, metadados, etc.2. Uso de ferramentas de reconhecimento ótico de caracteres (OCR)Nenhum software OCR é 100% preciso. O número de erros que ele cometerá depende da qualidade do arquivo, do tipo de documento, do modelo de formulário, etc. Os problemas mais comuns são leituras equivocadas, falta de legibilidade de alguns caracteres, mistura de texto de colunas adjacentes ou legendas de imagem, entre outros.3. Projetos de digitalização são somente para grandes empresas ou projetosAtualmente, existem soluções que permitem que a digitalização seja viável para pequenas, médias e grandes empresas. Afinal, todas precisam manter sua informação de maneira organizada, segura e com fácil acesso para que os esforços sejam direcionados para outros setores.4. A digitalização é caraPara definir se o investimento vale ou não a pena, basta mensurar o resultado previsto e os gastos atuais: com a digitalização a empresa passa a dispor de mais espaço físico, menos custos com impressoras e toners e maior agilidade no acesso às informações, o que otimiza o trabalho. Custos com cópias também são reduzidos, pois a versão digital é facilmente compartilhada.5. O papel vai acabarApesar de vivermos na era da digitalização, a burocracia brasileira não deixará que o papel saia de cena. Existem leis que obrigam organizações de diversos setores a manter a versão física dos documentos por grandes períodos de tempo. É bem provável que o papel continue a dar suporte de segurança para os documentos que têm valor de prova e estão sujeitos à fiscalização.*Juliana Trindade Esteves é gerente de desenvolvimento da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Austrália, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago. accesscorp.com.br/
