Belo Horizonte--(
DINO - 22 jan, 2018) - Gerir arquivos e documentos requer uma série de cuidados, e hoje exige que se tenha também mais agilidade e praticidade tecnológica em relação ao que ocorria em anos anteriores. Quem investe na busca por soluções nessa área espera um algo a mais atrelado aos serviços: inovação. Quantas vezes você já passou por transtornos na empresa por não conseguir localizar um documento? E a falta de espaço físico para tantos papeis? E os gastos elevados com seus arquivos por falta de gestão?
É justamente nesse ponto que a Arquivar, empresa mineira com mais de 27 anos de mercado, vem trabalhando ao longo tempo. Aliar os serviços mais tradicionais com processos mais estratégicos e softwares mais modernos. O objetivo é inovar e levar tecnologia para os clientes, oferecendo a eles uma completa gama de recursos.
Grande parte das empresas deixa para investir na melhoria de sua gestão de documentos quando a situação já se tornou crítica. Somente então percebem como os processos poderiam ser mais simples e os custos operacionais mais baixos. A urgência do tempo e as cobranças de um mercado extremamente competitivo fazem com que as empresas queiram mais agilidade, facilidade, segurança e recursos no ambiente digital.
O software ArqGED
Pensando em oferecer todos esses benefícios reunidos em uma mesma solução, a Arquivar aprimorou seu software até disponibilizar o ArqGED. Ideal para gerir e organizar eletronicamente documentos que exigem constantes consultas, a ferramenta é web e composta por oito módulos de funcionalidades integradas. O Software é personalizado conforme a demanda da empresa e garante o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar.
Hoje o que as empresas esperam, além da redução de custos no armazenamento de arquivos, é ter mais facilidade e praticidade para acessar os documentos, para disponibilizá-los aos seus clientes e para realizar os trâmites necessários. E isso é possível graças aos avanços da tecnologia e aos novos recursos que os softwares oferecem.
Recursos tecnológicos
Dentro de cada um dos módulos do ArqGED existem dezenas de funcionalidades. Desde ações simples até processos mais complexos, todas elas serão fundamentais para que a gestão documental seja feita de maneira inteligente e estratégica. É possível por exemplo criar tipologias documentais conforme a necessidade do cliente, criar uma árvore organizacional baseada na estrutura e nas tipologias do cliente, criar código de classificação de documentos e definir temporalidade documental.
Outro fator importante é que são disponibilizados ao cliente todos os recursos de software para o gerenciamento do centro de documentação do mesmo de forma profissionalizada. Que tal também assinar arquivos em PDF usando o token e-CPF ou e-CNPJ no padrão ICP-Brasil? Ou ainda executar o OCR (leitura ótica de caracteres) em arquivos PDF? As facilidades não param por aí! Pelo software você consegue também realizar o escaneamento e o envio de arquivos digitalizados para o sistema juntamente com os metadados.
Se sua empresa costuma gerenciar volumes elevados de documentos em cada processo, existe a possibilidade de criar regras de auditoria para identificar a ausência de documento. Isso evita surpresas desagradáveis em função de algum documento faltante não percebido durante os trâmites. Não menos importante é a possibilidade de criar um fluxograma visual com as configurações necessárias para se executar um fluxo de trabalho na aplicação.
Outro módulo permite ainda a realização do download automático de todas as Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte que forem emitidas para os CNPJ's informados.
Otimize seus processos
Uma ótima forma de tornar os processos documentais mais ágeis e menos dispendiosos passa por realizar investimentos em soluções mais estratégicas. Os ganhos começam a aparecer quase que de maneira imediata após a implementação do projeto e a realização dos serviços.
Saiba mais detalhes acessando o site da Arquivar!
Website:
http://www.arquivar.com.br
