CURITIBA, Brasil, 11 de agosto de 2020 /PRNewswire/ -- Não sei se você já percebeu, mas a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) afeta diretamente o e-mail da sua empresa. Existe um motivo que por si só explica este fato: o e-mail é uma das principais ferramentas de comunicação das empresas.

Ou seja, na prática o e-mail é muito utilizado para compartilhar e armazenar dados pessoais.

Segue um exemplo bem comum. Imagine que uma pessoa interessada nos serviços da sua empresa enviou um e-mail para você solicitando orçamento e fornecendo dados pessoais, como nome, telefone e endereço.

Outro exemplo: um cliente enviou um e-mail para o setor administrativo da sua empresa com dados pessoais importantes, como RG, CPF e dados bancários.

Como se pode perceber, o e-mail da sua empresa, provavelmente, está recheado de dados pessoais; e quando falamos sobre dados pessoais, falamos sobre a LGPD.

Quais são os requisitos da LGPD

A LGPD é a nova lei brasileira de proteção e segurança de dados. Ela foi criada com base em outras regulamentações que também visam maior controle e transparência no uso de dados pessoais, como a GDPR, na Europa.

Qualquer empresa que opere no Brasil e manipule dados pessoais está sujeita à LGPD. Isto inclui até mesmo empresas que não tenham sede física por aqui, mas que ofereçam serviços e soluções para quem reside no país.

Os requisitos da LGPD, basicamente, se resumem a 2 pontos principais:

• Proteger e garantir a segurança de dados pessoais e sensíveis.
• Facilitar o controle e o acesso aos dados por parte dos titulares (ou proprietários das informações).

As empresas que não seguirem as regras da LGPD estão sujeitas a multas de até 2% da receita da empresa no ano anterior, limitada a R$ 50 milhões por infração (Artigo 52).

3 maneiras que a LGPD afeta o e-mail da sua empresa

Como já dissemos, se a sua empresa utiliza ou manuseia dados e informações de pessoas que residem no Brasil, a LGPD se aplica a você. Isto quer dizer que a sua empresa precisa se adequar à lei.

Levando isto em consideração, o e-mail da sua empresa acaba sendo afetado pela LGPD, basicamente, de 3 maneiras. Confira.

1.  Segurança dos dados

A LGPD é bem clara quanto aos requisitos de proteção e segurança de dados pessoais.

Ao falar sobre segurança, o Artigo 6 diz que as empresas devem fazer a "utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão".

Como muitos dados trafegam pelo e-mail e, além disso, o e-mail é o principal vetor de ataques utilizado pelos hackers, as empresas precisam investir em segurança e proteção de e-mail.

É preciso estar preparado para combater diferentes tipos de ataques que possam vir a comprometer as informações e causar vazamentos de dados, como golpes de phishing, BEC (Business Email Compromise), spoofing e malware, por exemplo.

A Gatefy oferece uma solução de secure email gateway (SEG) que foi projetada justamente para esta finalidade: proteção de e-mail. Ela se integra a diferentes plataformas, como Office 365, G Suite, Exchange e Zimbra. Conheça mais detalhes aqui.

2.  Retenção dos dados

Outro aspecto da LGPD que afeta o e-mail corporativo tem a ver com a retenção ou o armazenamento de dados pessoais. O Artigo 6, que versa sobre os princípios da lei, fala também sobre a "finalidade".

Diz a lei que as empresas devem fazer o tratamento dos dados levando em conta "propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades".

A LGPD também pontua, no Artigo 18, que o titular dos dados tem o direito de pedir a "anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto nesta Lei".

É importante deixar claro que existem exceções, como em casos de cumprimentos de outras leis. Mas, de maneira geral, o titular tem esse direito.

Diante desse cenário, a sua empresa precisa se adaptar. Por isso, é importante que seja criada uma política de segurança da informação que preveja o tempo de retenção de e-mails que contenham dados pessoais, com o objetivo de se manter em conformidade com a lei, evitando multas.

Existem diversas maneiras de fazer isso, inclusive manualmente. Mas a Gatefy facilita o seu trabalho ao permitir que você estipule prazos e delete e-mails automaticamente. Ou seja, com apenas uma solução, você resolve a questão da segurança e da retenção dos dados.

3.  E-mail marketing e spam

O terceiro aspecto que envolve a LGPD e o e-mail da sua empresa tem relação com e-mails que são enviados para campanhas e anúncios, ou e-mail marketing.

O mesmo Artigo 6 da LGPD pontua que as empresas precisam deixar claras as suas intenções ao coletar dados pessoais e ter o consentimento dos titulares dos dados.

Deste modo, "o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada".

Na prática, você deve enviar e-mails com campanhas e anúncios para pessoas que aceitaram receber mensagens da sua empresa. Além disso, você precisa criar opções para que elas cancelem o serviço. Caso contrário, você pode estar infringindo a lei.

Obviamente, a LGPD não vai acabar com o spam. Este tipo de mensagem não solicitada vai continuar existindo e, provavelmente, aos montes.

Mas, falando nisso, a Gatefy oferece uma solução antifraude baseada em DMARC. O objetivo é impedir que hackers usem o domínio da sua empresa para criar e-mails falsos e maliciosos, como spam e phishing com a intenção de enganar os seus clientes, funcionários e parceiros. Leia mais sobre ela aqui.

Texto completo da LGPD

Clique aqui para conferir o texto completo da LGPD.

Para conhecer melhor a Gatefy, visite gatefy.com ou ligue para (41) 4042-8280.

FONTE GATEFY

Foto - https://mma.prnewswire.com/media/1226949/Empresa_Gatefy__5009781.jpg

 

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