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DINO - 28 mar, 2018) - Escolher um sistema emissor de Nota Fiscal eletrônica é um processo que deve ser pensado e muito bem avaliado, afinal, o faturamento da sua empresa depende diretamente da emissão da NFe.
Pensando nisso, desenvolvemos este guia completo com os pontos que você deve considerar na hora de escolher a sua solução. Confira:
Mas primeiro, como a NFe funciona?
A Nota Fiscal eletrônica é um documento digital que representa e registra toda a operação de venda. A nota precisa ser gerada e armazenada eletronicamente. Sua validade é garantida devido ao uso da assinatura digital, que também é necessária para emitir o documento.
Além disso, é importante que sua solução gere o DANFE (documento auxiliar da NFe) automaticamente, pois ele é a representação física da nota e acompanha a mercadoria quando ela está em trânsito.
Como escolher a melhor solução de emissão?
A melhor solução para você será aquela que atender a todas as suas necessidades de gerenciamento fiscal. Para te ajudar a identificar esses pontos e avaliar processos, separamos o guia em algumas partes:
1. Análise de necessidades
2. Servidor
3. Diferenciais da solução
4. Suporte Técnico
5. Custo x Benefício
1. Análise de necessidades
Além de emitir a nota fiscal, é necessário avaliar quais pontos são importantes para a sua empresa. Suas notas precisam ser impressas rapidamente? Quantas notas você emite em média por mês e quantas a solução desejada suporta? É melhor investir em uma solução completa ou uma com funções limitadas consegue me atender bem no momento?
Anotar esses pontos ajudam a destacar quais são mais importantes para você e quais são extremamente essenciais para a produtividade da empresa.
2. Servidores
Outro ponto importante a ser analisado é a estrutura da sua empresa. Você tem capacidade de manter a solução funcionando em um servidor próprio (on premises ou InHouse) ou precisa que ela rode na nuvem (cloud ou SAAS)?
Analisar quais softwares oferecem essas opções e como cada uma delas age também impactam na sua rotina fiscal.
- InHouse: todo o processamento das notas acontece no servidor do cliente. Esta modalidade é indicada para quem possui um alto volume de notas.
- SAAS: na modalidade SAAS todo o processamento acontece na nuvem. Aqui é necessário que o servidor do programa emissor tenha um DataCenter com boa capacidade de processamento.
3. Diferenciais de cada solução
Depois que você identificou quais são as necessidades da sua empresa é a hora de avaliar quais funções do emissor são importantes para você. Existem no mercado softwares que apenas emitem a nota fiscal e existem aqueles que são soluções completas e especializadas.
Dica: Se você puder, invista em programa que gere relatórios gerenciais e gráficos personalizados. Eles permitem que você tenha um controle maior sobre as notas autorizadas, canceladas e rejeitadas. Assim, você economiza o tempo do seu time fiscal.
Outra funcionalidade importante é o acompanhamento em tempo real da emissão dos seus documentos. Acompanhar a emissão em tempo real permite que você resolva problemas assim que eles surgirem, ganhando tempo e evitando multas do fisco.
4. Suporte técnico e manutenção
A solução pode ser a melhor do mundo, mas não adianta nada se não houver um time que a entenda e faça funcionar quando algo dá errado. Um ponto muito importante, mas que muitas vezes é deixado de lado durante a escolha do sistema emissor, é o suporte técnico.
A manutenção da solução também deve ser considerada, pois até mesmo a melhor solução irá precisar de manutenção, seja para corrigir pequenos erros ou para adaptar-se e acompanhar a evolução do cenário fiscal.
Já o suporte deve contar com um time que seja especialista e entenda tudo sobre o programa emissor, assim, caso ocorra algum problema seu problema é resolvido rapidamente. Outro ponto a ser considerado é o seguinte: sua emissão ocorre em tempo integral? É necessário um time de suporte disponível 24 horas por dia?
Avalie e procure informações sobre o suporte da empresa na hora de escolher sua solução.
5. Custo x Benefício
Ao chegar até aqui você já deve ter considerado vários pontos na hora de escolher seu programa emissor. Agora é a hora de solicitar orçamentos e avaliar qual será a ferramenta ideal para você.
Na hora de tomar a decisão, além do preço, avalie também:
- Performance e Integração: o programa tem integração com seu sistema e vai emitir suas notas quando você precisar?
- Funcionalidades: tem tudo que você precisa?
- Usabilidade: uma solução fácil de usar é importante, afinal, você não quer contratar uma equipe para operar uma solução não é mesmo? Então é importante que ela seja responsiva.
- Reputação: verifique se a empresa realmente entrega aquilo que promete, confira também a seção de depoimentos das empresas, ali você consegue ver quais são os clientes dela e o que eles têm a dizer sobre o serviço.
- Legislação: considere também o tempo que cada empresa leva para se adaptar às normas da Sefaz.
Agora, é só comparar soluções e encontrar aquela que é a melhor para você!
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