São Paulo - SP--(
DINO - 30 mai, 2018) -
Assim como em outros segmentos, instituições de ensino recorrem a tecnologia para pôr fim ao trabalho manual de emissão de cobrança e de controle financeiro escolar
Em uma pesquisa publicada em 2015, Nick Bloom (Universidade de Stanford) e coautores coletaram dados de 1.800 escolas de ensino médio em oito diferentes países, incluindo o Brasil. Eles entrevistaram os diretores das escolas e construíram medidas de gestão em quatro áreas: operações, monitoramento, metas e pessoal. Enquanto as escolas do Reino Unido, Suécia e Canadá apresentam os melhores índices, as escolas do Brasil e da Índia apresentam os piores índices de gestão. Ao cruzar essas informações com medidas de desempenho escolar (resultados do Enem e Prova Brasil para o caso brasileiro), eles mostram que níveis mais altos de gestão escolar estão associados com melhor desempenho dos alunos em provas padronizadas.
Marcelo Barroso, diretor da CLATHE Consultoria Empresarial, especializada na gestão financeira de pequenas e médias empresas, sobretudo escolas, alerta que não é trivial a estruturação de uma gestão financeira pelas instituições de ensino, muito por falta de conhecimento específico de um profissional especializado no quadro.
‘Mamãe e papai, favor enviar o cheque deste mês na agenda’
Dessa forma, muitas escolas vivenciam esta realidade: cheques enviados nas agendas dos alunos e depois levados pessoalmente ao banco, emissão de nota por nota no portal da Prefeitura, além dos cadastros e controles financeiros realizados manualmente por um membro da equipe escolar ou mesmo pela própria diretoria.
“
Quem sofre mais são os pequenos e médios empresários, pois tarefas operacionais tiram o tempo e o foco do que realmente importa, que é a coordenação pedagógica da escola, seja dele próprio ou de um funcionário que poderia ser mais útil em sua área de conhecimento”, destaca Barroso
.
De acordo com o especialista, nesse caso, entram as assessorias especializadas, com tecnologias e sistemas operacionais para serem implementados na estruturação de contas a receber, emissão das notas fiscais, controle dos recebimentos, análise do desempenho dos negócios e projeção dos fluxos de caixa para subsidiar decisões da diretoria, em um processo automatizado e eletrônico das rotinas gerenciais e financeiras da instituição. “
Além de evitar riscos e prevenir erros, isso colabora para uma imagem de seriedade e de organização da escola”, pontua.
Redução da inadimplência escolar
Ele também destaca que a atuação de uma gestão financeira escolar contribui para reduzir uma das grandes dificuldades que as escolas enfrentam em sua administração financeira: os altos níveis de inadimplência. “
A inadimplência em escolas é muitas vezes causada por motivos fáceis de serem eliminados, como o não recebimento da fatura de cobrança pelos pais - a tempo de ser paga corretamente no banco, ou a falta de um controle efetivo dos recebimentos. Um serviço de cobrança automatizado é capaz de gerar ações assertivas sobre tais pendências, entre outros processos, de forma a reduzir consideravelmente esse índice”.
“
Um exemplo: a diretoria pode estabelecer que os pais recebam os boletos no e-mail e no celular (SMS e/ou WhatsApp) com dias de antecedência ao pagamento da mensalidade, aparecendo também no sistema do banco que eles utilizam. Após a confirmação do pagamento pelo sistema, a nota fiscal pode ser enviada automaticamente para os pais, e a escola recebe o relatório com os status dos pagamentos.
Ou seja, um processo simples, mas que não acontece em grande parte das instituições”, completa.
O especialista explica ainda que a estruturação de um sistema de gestão admite opções como pagamento por cartão de crédito, podendo inclusive ser colocado em débito automático, e todo o tipo de inovação em meios de pagamento que venha a trazer benefícios para os pais e para a escola.
A proprietária do colégio Nova Época, que fica no bairro no Limão, zona Norte de São Paulo, Cristiane Di Francesco, comemora as facilidades do boleto eletrônico que é enviado por e-mail e também disponibilizado em um portal online aos pais. No entanto, a diretora acrescenta que a emissão das notas fiscais ainda se dá uma por uma no site da Prefeitura de São Paulo, sendo um processo que requer um tempo de dedicação relevante de um dos sócios, que divide suas tarefas com a gestão escolar. Porém, um tempo tomado que já está sendo resolvido por meio de um sistema que deve ser implantado em breve.
Já a diretora da escola Espaço Harmonia, localizada na Vila Leopoldina, em São Paulo, prefere receber as mensalidades por cheque ou transferência bancária. “Cheguei a fazer cobranças por boletos, mas alguns pais não podiam pagar no dia e eu tinha muito trabalho para mudar as datas no sistema. Achei mais prático voltar para o cheque, pois me possibilita segurar para um ou outro pai e não cobrar juros. Assim não tenho inadimplência. Na situação do Brasil, temos que ser flexíveis aos pais. Dá trabalho, tenho uma pessoa da escola que dedica um tempo cuidando dessas questões, além do suporte de meu marido que me auxilia aos finais de semana. Vamos emitindo aos poucos, do quinto ao vigésimo dia do mês, e dá certo assim”, ressalta Cleusa Ferraz.
“
A tecnologia é muito rápida e elimina diversos desses gargalos. Hoje, não é mais necessário atualizar o boleto vencido para realizar o pagamento, bem como a escola pode emiti-los com ou sem cobrança de juros e multa nas mensalidades atrasadas, ou mesmo estabelecer automaticamente descontos para pagamentos antecipados. Cabe aos empresários detectar quais formatos mais atendem e agradam seu público, buscando as soluções que tornam seu processo de gestão mais dinâmico e confortável”, salienta Barroso.
Informações CLATHE Consultoria Empresarial
(11) 4933-7503
contato@clathe.com
Website:
http://clathe.com/web/
